För många företag och frilansare så är ökad produktivitet inte bara ett mål. Det här är en nödvändighet för att klara konkurrensen i en digital miljö där allting bara tycks gå snabbare och snabbare. Med Officeprogram så kommer du långt men det gäller förstås att veta hur dessa ska användas på bästa möjliga sätt.
Undvik att stress genom att se över hur du kan maximera din produktivitet genom att använda dina Microsoft program smidigt och smart. Här ska vi se lite närmre på Microsoft 365 som tidigare kallades för Office 365.
Med Microsoft 365 får du en uppsättning verktyg som är utvecklade just för att hjälpa dig att jobba på ett produktivt sätt. Även om du har valt en betald version som är komplett och inte bara nöjt dig med att ladda ner Word gratis så kan det vara så att du inte inser möjligheterna.
Låt oss ta en titt på några praktiska tips och tricks som du kan börja använda dig av på en gång för att frigöra den fantastiska potential som ligger i Microsoft 365!
Låt molnet vara din hjälp med OneDrive
Det är lätt att tro att OneDrive enbart är en lagringslösning. Men här talar vi faktiskt om en möjlighet att göra ditt arbete och projekt tillgängligt var du än befinner dig. Vänj dig vid att spara alla dokument på OneDrive.
På detta vis kommer all information du behöver att finnas i molnet och du kommer åt den via vilken enhet som helst. Lär dig mer om funktionen Files On-Demand för att frigöra mer plats på din dator. Med denna funktion så kommer du bara att ladda ner filer då du behöver dem.
Effektiv email med Outlook
Det finns en rad avancerade funktioner i Outlook som kan förändra hur du använder din inkorg. Det finns till exempel det som kallas för Fokuserad inkorg. Det här gör det möjligt för dig att prioritera viktiga email med hjälp av regler som du ställer in för att få automatisk sortering av inkommande mejl.
Upptäck även funktionen Svepa med vilken du kan svepa åt höger och vänster för att snabbt tömma din inkorg och få ordning och reda. Dessutom kan du använda funktionen för att schemalägga e-postmeddelanden som du vill skicka senare så att de kommer fram vid bäst tidpunkt.
Smidiga samarbeten med Microsoft Teams
Microsoft Teams har revolutionerat distansarbete men med Microsoft Teams får du så mycket mer än möten. Det går ju att chatta och jobba tillsammans på samma dokument med detta verktyg. Använd kanaler för att strukturera samtal i enlighet med ämne. Notera också att det går att spela in möten för att sedan dela dessa med de som inte kunde vara med.
Automatiska arbetsflöden med Power Automate
Power Automate hette tidigare Microsoft Flow och är perfekt då du vill automatisera arbetsflöden mellan appar och tjänster. Detta gör det enkelt att få ordning på filer och att samla in data. Dessutom kan du automatisera repetitiva uppgifter som att godkänna och dela dokument. Detta är supersmart och något som verkligen kan spara tid och öka produktiviteten. Du kan dra igång med färdiga mallar som du sedan anpassar för att stämma väl överens med dina behov.
Schemalägg med Microsoft Bookings
Microsoft Bookings är ett verktyg online för schemaläggning som är integrerat med Microsoft 365- Om du jobbar mycket med möten av olika slag så är detta något du måste läsa på om. Du kan använda verktyget för att låta kunder boka tid med dig och ditt team direkt via en bokningssida som går att anpassa. Detta minskar tiden du måste lägga på att diskutera möjliga mötestider på telefon eller med meddelanden.
OneNote är ett bra verktyg för anteckningar
Sluta skriva anteckningar på pappersbitar som sedan flyger iväg. Med OneNote så kan du skapa listor och lagra information på ett smart sätt. Du kan dela upp dina anteckningar i avsnitt och sidor med taggar så att du snabbt kan hitta informationen då du behöver den. Notera att OneNote också har en sökfunktion. Mycket snabbare än att gräva i högen med papper och lappar på ditt skrivbord!
Det finns många fler tips men vi vill inte överväldiga dig. Börja med dessa förslag och se hur det kan förändra tiden du lägger på administrativt arbete. Du blir inte bara produktivare. Med den här typen av stöd så kan du även frigöra mental kraft som kan läggas på annat. Både på jobbet och privat!
