Det finns god integration mellan olika Microsoft applikationer och det är viktigt för den som behöver ett väl fungerande arbetsflöde och produktivitet. Med Officeprogram så får du en sömlös arbetsmiljö där olika uppgifter kan klaras av utan att du måste växla mellan olika plattformar för program.
Integrationen av program som Word, Excel, PowerPoint och Outlook kan påverka användare på flera sätt. Vi tar en titt på några funktioner som är riktigt fördelaktiga.
Delning av data och länkning
Det är möjligt att bädda in data från en applikation till en annan. Du kan till exempel ta ett Excel-kalkylblad och sedan lägga in det i ett Word-dokument eller i en PowerPoint-presentation. Detta är en sådan basal funktion att det även fungerar i gratis Word program.
Genom att kunna länka mellan olika program så är det också möjligt med automatiska uppdateringar av data som bäddas in. Om den ursprungliga Excel-filen förändras så kommer detta att synas i andra dokument där den finns med.
Kombinationen Word och Outlook
En mycket kraftfull funktion du får med Microsoft program är möjligheten att använda Word och Outlook tillsammans för att göra sammanslagningar. Detta kan till exempel vara ett brev som är detsamma men som sedan kan anpassas för varje mottagare.
Listan med mottagare kan du hantera i Excel och importera till Word för att få till sammanslagningsprocessen. Detta fungerar på ett sömlöst sätt och spar tid.
Delade författarskap och samarbeten
Det är också möjligt att jobba med Microsofts molntjänster som OneDrive och kommunikationsplattformar som Teams för att samarbete i dokument i realtid. Flera personer kan vara aktiva i samma Word-dokument samtidigt. Detta fungerar också i Excel-kalkylblad eller i PowerPoint-presentationer.
När något behöver diskuteras så går det att chatta om detta direkt i dokumentet eller i Teams. Detta är mycket smidigt för projekt där personer kan behöva samarbeta från olika platser.
Uppgiftshantering och kalenderintegrering
Det går att skapa uppgifter i Outlook och länka dessa till Word, Excel eller Powerpoint filer. Detta kan vara mycket användbart till exempel för att skapa en inbjudan till möte eller för påminnelser om att möten. Med rätt inställningar så kommer detta att synas i alla Officeprogram.
Användargränssnittet är konsekvent
När vi ser på Office-applikationer så är det uppenbart att de delar användargränssnitt. Om du har lärt dig att använda ett Microsoft program så kommer du snabbt att förstå andra. Detta är också en form av integration som kan spara tid på inlärningskurvan då du ska växla mellan olika program.
SmartArt och diagram
Det går att använda Excel och PowerPoint för att skapa diagram som du sedan kan bädda in i ett Word-dokument eller i ett e-postmeddelande med Outlook. Processen är enkel och detta är något som kan leda till bättre kommunikation och förståelse av innehåll som delas.
Det här är ett bra exempel på integrationer som gör Office sviten till ett kraftfullt verktyg för att öka produktiviteten och förbättra arbetsflöden. Detta särskilt i samarbetsmiljöer. Oavsett om du arbetar med en komplex rapport som kräver dataanalys, skapar en presentation för ditt team eller organiserar uppgifter och e-postmeddelanden så erbjuder Microsoft Office-paketet en enhetlig plattform där dessa uppgifter kan hanteras effektivt.
