När du använder dig av Office 2021 och andra Officepaket så får du verktyg för samarbeten och medförfattande av dokument i program som Word, Excel och PowerPoint. Detta innebär i praktiken att flera personer kan jobba med samma dokument samtidigt. Detta är dock inte samma sak som att jobba ihop direkt i molnet med Office 365.
För dig som jobbar i team så är denna möjlighet till samarbeten i realtid ovärderliga. Vi ska kika lite närmare på hur det fungerar med program som Word och Excel och på vilka begränsningar som finns.
Fillagring och delning
För att kunna dela filer med andra så måste du först spara dokumentet till en molnbaserad tjänst som OneDrive eller SharePoint. Du kan alltså inte dela direkt från det Officeprogram som du använder dig av.
Delning av fil sker genom att du skickar en länk till andra som ska kunna redigera den. Du bjuder in med email och ger tillgång till mappen där filen finns lagrad i molnet.
Jobba på dokument tillsammans
När en fil har delats så kan den öppnas av flera personer samtidigt. Alla som har tillgång till filen kan redigera den. Ändringar som görs kommer att ses i realtid av alla som har filen öppen. Ändringar markeras med namn eller initialer på den som genomför ändringen.
Det här är en bra funktion för den gör det lättare att se vad som gjorts och av vem. Det gör att man kan undvika konflikter och förvirring som annars är rätt så vanligt med traditionella fildelningsmetoder.
Det går att se versionshistorik
Om ni jobbar med Office 365 så finns det också versionshistorik att tillgå. Det innebär att du kan visa eller gå tillbaka till en tidigare version av dokumentet. Om något blir fel eller om ni vill se över hur dokumentet har förändrats kan detta vara en mycket användbar funktion.
Kommentarer och anteckningar
Det går också att lägga in kommentarer och anteckningar i dokument för att dela tankar och synpunkter med andra. På så vis kan ni föra en diskussion i själva dokumentet. När ändringar ska förslås eller då du vill ge feedback är detta högst användbart.
Integrera med Teams och Outlook
Office 365 möjliggör också integration med Teams och Outlook. Då blir det extra smidigt att samarbeta och kommunicera omkring ett Word eller Excel dokument.
Några begränsningar att vara medveten om
Det finns några begränsningar med samarbeten i Microsoft dokument som är viktiga att känna till.
Det hela beror på internetuppkoppling
Det rör sig ju om molnbaserade tjänster och därmed måste det hela tiden finnas en uppkoppling till nätet. Om detta uteblir går det inte att samarbeta om dokumentet i realtid. En långsam uppkoppling kan också innebära fördröjningar som sätter krokben för samarbetet.
Överskrivningar i Excel
Var också medveten om överskrivningar i Excel. Om två personer jobbar med redigering av samma cell samtidigt är det den som sparar sist som får sista ordet. Det kan leda till överskrivning av den andra personens inmatning.
Lagringsutrymmet är begränsat
Det är storleken på din OneDrive eller SharePoint-lagringskvoten som avgör hur mycket ni kan lagra. Detta kan bli problematiskt för större projekt.
Funktioner kan upplevas som komplexa
En annan begränsning att nämna är att den som inte är så insatt i Office 365 kan uppleva att alla funktioner och hur de interagerar med varandra kan bli för mycket. Det kan komma att krävas viss utbildning för att alla i ett team ska kunna jobba ihop på dokumenten på detta vis.
Integritets- och säkerhetsproblem
Beroende på dokumentets karaktär och organisationens säkerhetspolicy är det inte alltid idealiskt att dela filer i molnet. Det är avgörande att hantera behörigheter effektivt för att undvika obehörig åtkomst eller redigeringar.
Kompatibilitetsproblem kan uppstå
Vissa avancerade funktioner eller formatering kanske inte stöds i alla versioner av Office. Till exempel kan ett dokument skapat i en nyare version av Word bli problematiskt när det får medförfattare som använder en äldre version.
Observera att Microsoft fortsätter att förbättra och lägga till funktioner till Office 365 med tanke på samarbeten i molnet så funktionaliteten och begränsningarna kan ha ändrats sedan denna artikel skrevs. Ta alltid en titt på de senaste resurserna eller Microsofts officiella dokumentation för den mest korrekta informationen vad gäller samarbeten i realtid i Microsoft dokument.
