Det är väldigt vanligt att använda Microsoft Office program. Vi är så vana vid detta att vi i stort sett tar för givet att kontor och skolor ska ha Officepaket installerade på sina datorer. Det råder inga tvivel om att Microsoft Office sviten är ett av världens populäraste produktivitetspaket.
Trots populariteten så är det många som bara använder en bråkdel av paketens kapacitet. Detta oavsett om det gäller dyra företagspaket eller gratis Officeprogram. Här ska vi på ProgramvaruKungen se på 10 mindre kända funktioner i Microsoft Office som kan höja din produktivitet och effektivitet.
- Återställ dokument som inte har sparats
Om du någonsin har stängt ett Word-dokument och missat att spara så är du inte ensam. Det här är frustrerande och kanske ännu värre när någon annan gör detta åt dig. Fast då ska du veta att Microsoft Word, Excel och PowerPoint har en automatisk återställningsfunktion som gör att du kan fiska fram dokument du inte har sparat.
Du klickar in på Arkiv och sedan Öppna och sedan Återställ osparade dokument. Då kommer du att få en lista med filer som har sparats automatiskt. - Medförfattare in realtid
Om du använder Office 365 så kan du jobba med andra på samma dokument samtidigt. Detta i realtid. Det är bara att spara ner filen på OneDrive eller SharePoint. Därefter kan du bjuda in andra som ska jobba med innehållet. Du ser vem som redigerar och ändrar samtidigt som detta sker! - Upptäck Power Map i Excel
Power Map är ett visualiseringsverktyg i 3D som finns i Excel. Med detta verktyg kan du göra om historiska och tidsmässiga punkter till en form av interaktiva kartor. Om du ska göra en presentation och vill visualisera siffror och tal eller om du jobbar med en stor datamängd som rör geografi kan detta vara helt fantastiskt. - Verktygsfält du kommer åt snabbt
Det finns en funktion som vi skulle kunna kalla för snabbåtkomstverktygsfält. Detta långa ord beskriver något så simpelt som ett verktyg där du med enkla klick når din favoritfunktion. Detta verktyg finns för Word, Excel och PowerPoint. - Microsoft översättning
Det finns en inbyggd översättningstjänst i Word och PowerPoint. Du markerar texten och högerklickar på den. Nu har du valet Översätt och du kan välja fritt från språk. - Excels Power Pivot
Det här är ett dataanalysverktyg som du kan göra datamodeller med. Det kan också användas för att skapa beräknade fält i stora datamängder. Om du har behov av att manipulera och analysera en stor mängd information är detta ett verktyg som du bör upptäcka om du inte redan har gjort det. - Smart Lookup
Sitter du och skriver på ett Word-dokument eller kanske på en PowerPoint-presentation och så är du inte säker på ett uttryck? Då kan du använda funktionen Smart Lookup. Denna kommer att ansluta dig till sökmotorn Bing för att göra en sökning online med uttrycket så att du genast kan få bättre häng på vad det handlar om. - Bädda in teckensnitt i dina filer
När du ska dela en PowerPoint-presentation eller ett Word-dokument och det har ovanliga teckensnitt så går dessa att bädda in direkt i filen. När du gör detta så kan du vara säker på att den som får filen kommer att se texten så som du tänkt dig. Detta trots att de kanske inte har typsnittet du använder installerat på sin dator. - Använd bilder igen i PowerPoint
Du kan använda bilder från tidigare presentationer utan att återskapa dem. I PowerPoint kan du använda bilder från tidigare presentationer genom att klicka in på Hem och sedan Ny Bild och Återanvänd bilder. Sedan väljer du filen som har bilden som du vill använda igen. - Ignorera e-posttrådar i Outlook
Om du har en e-posttråd i din inkorg som stör så kan du ignorera hela tråden. Du klickar in på tråden och sedan klickar du på fliken Hem samt Ignorera. Syns inte, finns inte!
Dessa kanske mindre kända funktioner i Microsoft Office sviten kan drastiskt förbättra din produktivitet och effektivisera dina uppgifter. Så nästa gång du öppnar Word, Excel, PowerPoint eller Outlook ska du komma ihåg att dessa dolda pärlor finns där för dig att utforska. Ta dig en sekund eller två till att testa och inse hur enkelt det kan vara!
